Nuttige tips van Lexora Advocaten uit de praktijk
Ben jij ondernemer in de regio Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht, Sint-Gillis-Waas, Stekene of Sint-Niklaas? Dan weet je ongetwijfeld dat onbetaalde facturen een flinke impact kunnen hebben op je cashflow en het dagelijkse functioneren van je onderneming.
Bij Lexora Advocaten zijn we gespecialiseerd in incassorecht en we geven je dan ook graag enkele juridisch onderbouwde tips om je facturen sneller te innen. Met deze handvatten versterk je niet alleen je positie, je verkleint ook het risico op langdurige onbetaalde vorderingen.
1. Zorg voor duidelijke en sluitende afspraken
Alles begint bij heldere afspraken. Sluit vóór de samenwerking altijd een schriftelijke overeenkomst af. Hierin leg je minstens het volgende vast:
- De exacte prestatie of levering.
- Het factuurbedrag en de vervaldatum.
- Je algemene voorwaarden, met veel aandacht voor betalingsafspraken (termijn, intrestvoet, schadebeding bij laattijdige betaling).
Zorg ervoor dat je klant deze voorwaarden voor akkoord ondertekent. Op die manier sta je veel sterker als het op een incassotraject aankomt.
2. Factureer correct en transparant
Een correcte en overzichtelijke factuur vergroot de kans op snelle betaling aanzienlijk. Controleer altijd of je factuur de volgende zaken bevat:
- De juiste gegevens van zowel je onderneming als je klant.
- Een duidelijke omschrijving van je product(en) of dienst(en).
- De exacte vervaldatum en een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
- Het juiste btw-tarief en totaalbedrag.
Schrijf bijvoorbeeld: “Gelieve te betalen binnen 14 dagen.” Zo kan er nooit discussie zijn.
3. Maak sluitende betalingsafspraken
Spreek vooraf duidelijke betalingstermijnen af. Wettelijk mogen B2B-termijnen maximaal 60 dagen bedragen, maar korter (zoals 30 dagen, of zelfs minder bij nieuwe klanten) komt vaker voor. Neem in je algemene voorwaarden meteen een schadebeding en de wettelijke intrest mee, mocht je klant toch te laat betalen. Het blijft een commerciële beslissing of je deze ook werkelijk gaat toepassen of niet.
4. Volg je facturen actief en systematisch op
Wekelijks even je openstaande facturen nakijken is essentieel. Verstuur enkele dagen vóór de vervaldatum een vriendelijke herinnering (“Binnenkort vervalt je factuur”). Is de betaaltermijn afgelopen en is er nog niet betaald? Stuur dan direct een formele aanmaning per e-mail én per post, met de originele factuur in bijlage.
5. Communiceer vriendelijk, maar doortastend
Blijf altijd beleefd, zakelijk en feitelijk in je berichten. Als je merkt dat je klant in tijdelijke moeilijkheden verkeert, kun je eventueel een haalbaar afbetalingsplan voorstellen, maar leg ook dit schriftelijk vast.
Een voorbeeld van een kordate aanmaning:
“We merken op dat onderstaande factuur nog openstaat.” We vragen je vriendelijk, maar dringend, om het openstaande bedrag uiterlijk binnen de 7 dagen te betalen. Zonder betaling zijn we genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, zoals voorzien in onze algemene voorwaarden.”
6. Schakel op tijd een professional in
Leidt je eigen opvolging niet tot betaling? Wees dan niet bang om een advocaat of incassobureau in te schakelen. Vooral een formele ingebrekestelling via een advocaat maakt meteen indruk. Je advocaat controleert meteen of je dossier juridisch goed onderbouwd is, bijvoorbeeld qua bewijs van geleverde prestaties, juistheid van overeenkomsten en facturen, en correctheid van herinneringen en aanmaningen. Bij Lexora Advocaten ondersteunen we je hier graag bij.
7. Maak gebruik van juridische procedures: IOS en gerechtsdeurwaarder
Voor onbetwiste B2B-vorderingen kun je – via een advocaat – gebruikmaken van de procedure Invordering Onbetwiste Schulden (IOS): een snelle, administratieve incassoprocedure zonder tussenkomst van een rechter. Bij Lexora Advocaten helpen we je hier graag bij.
In andere gevallen, of wanneer je klant toch bezwaar maakt, kan Lexora advocaten de nodige stappen ondernemen.
8. Evalueer en verbeter je eigen processen
Uit een onbetaalde factuur kan je wat leren. Evalueer regelmatig je eigen werkwijze:
- Kunnen je betalingsvoorwaarden nog strikter?
- Zijn je algemene voorwaarden en facturen altijd juridisch correct?
- Kies je wel de juiste klanten?
Stuur je procedures waar nodig bij en bespreek eventuele vragen met ons.
Proactief reageren levert op
Wie sneller wil innen, moet proactief zijn. Zet alles helder op papier, factureer correct en tijdig, blijf vriendelijk maar kordaat communiceren en schakel tijdig de juiste hulp in. Zo verklein je het risico op blijvende onbetaalde facturen aanzienlijk!
Lexora Advocaten begeleidt je graag bij jouw incassotraject. Neem gerust contact op voor advies op maat. Voorkomen blijft altijd beter dan genezen.
