Onbetaalde facturen innen: essentiële tips

Onbetaalde facturen vormen voor veel ondernemers een grote bron van frustratie. Het missen van betalingen zet niet alleen je cashflow onder druk, maar kan ook je zakelijke groei belemmeren. Sinds 1 september 2023 is er een nieuwe regelgeving van kracht voor het innen van onbetaalde facturen bij consumenten. Wist je dat je verplicht bent om een kosteloze betalingsherinnering te versturen voordat je verdere stappen kunt ondernemen? In deze blog geeft Advocatenkantoor Lexora je handige tips om onbetaalde facturen efficiënt te innen. We vertellen je alles over de wettelijke regels rond incasso. Lees verder om grip te houden op je debiteurenbeheer.

1. Kosteloze betalingsherinnering is verplicht

Sinds 1 september 2023 ben je als ondernemer verplicht om een eerste kosteloze betalingsherinnering te versturen voor onbetaalde facturen aan de consument. In deze eerste herinnering mag je geen rente of schadevergoeding aanrekenen. Daarnaast geldt er een wachttijd van 14 dagen voordat je verdere stappen mag ondernemen.

Wat moet een betalingsherinnering bevatten?

 

• • Het openstaande bedrag van de onbetaalde factuur;

• • Gegevens van de schuldeiser, zoals je bedrijfsnaam en ondernemingsnummer;

• • Een duidelijke omschrijving van de schuld, inclusief de vervaldatum;

• • De termijn van minimum 14 dagen waarbinnen de betaling moet plaatsvinden;

• • Het bedrag van het schadebeding dat van toepassing wordt als de betaling uitblijft.

Belangrijk: De kosten voor een extra betalingsherinnering mogen niet hoger zijn dan 7,50 euro, plus eventuele portkosten.

2. Begrenzingen voor schadebedingen en intresten

De wet beperkt de hoogte van zowel intresten als schadebedingen voor niet-betaalde facturen. Dit zijn de belangrijkste regels:

Intresten

De maximale rente is vastgesteld in de wet van 2 augustus 2002, die betalingsachterstanden bij handelstransacties bestrijdt. Houd dus rekening met deze wettelijke grenzen.

Schadebedingen

Het schadebeding mag niet hoger zijn dan de volgende bedragen:

 

• • Maximaal € 20,00 voor schulden van € 150 of minder;

• • Maximaal € 30,00 + 10% van de schuld voor bedragen tussen € 150,01 en € 500,00;

• • Maximaal € 65,00 + 5% van de schuld voor bedragen boven € 500,00 (met een maximum van € 2000).

Let op: Als jouw algemene voorwaarden afwijken van deze regels, zijn deze niet geldig. Zorg er dus voor dat jouw algemene voorwaarden in lijn zijn met de wetgeving.

3. De ingebrekestelling: de volgende stap

Blijft de betaling uit, zelfs na een kosteloze betalingsherinnering? Dan kan je een ingebrekestelling of aanmaning met kosten versturen. Dit is een officiële brief waarin je de schuldenaar verzoekt binnen een bepaalde termijn de factuur te betalen.

Het versturen van een dergelijke ingebrekestelling is niet onderworpen aan strikte voorwaarden. Iedereen kan zo’n brief opstellen, maar uit de praktijk blijkt dat ingebrekestellingen die opgesteld worden door een advocaat vaak meer effect hebben. Verder is het ook aangewezen om de brief aangetekend te versturen.

Als ook een ingebrekestelling geen resultaat oplevert, kun je overwegen om een gerechtelijke procedure te starten. Bij consumenten zal dit doorgaans een dagvaarding inhouden.

4. Conclusie: bereid je voor op effectief incasseren

Het innen van onbetaalde facturen kan complex zijn, vooral met de nieuwe regels voor consumenten. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent en dat je alle verplichte stappen volgt. Zo voorkom je juridische problemen en vergroot je de kans op succesvolle incasso.

Heb je hulp nodig bij het innen van een onbetaalde schuld of wil je je algemene voorwaarden laten nakijken? Neem contact met ons op voor professioneel advies.

5. Veelgestelde vragen over onbetaalde facturen

 

• • Hoeveel kost een extra betalingsherinnering?
    

     

    • • De kosten mogen niet hoger zijn dan € 7,50, exclusief portkosten.

• • Kan ik direct rente rekeken bij een onbetaalde factuur?
    

     

    • • Nee, pas na de verplichte kosteloze betalingsherinnering en een wachttijd van 14 dagen kan je rente in rekening brengen.

• • Wat als mijn algemene voorwaarden afwijken van de wettelijke regels?
    

     

    • • Afwijkende voorwaarden zijn niet geldig. Zorg dat je voorwaarde voldoen aan de actuele regelgeving.

Blijf proactief en bescherm je onderneming tegen betalingsachterstanden.